Wie aan een nieuw kantoor denkt, denkt al snel aan een groot bedrag. Dat klopt ook: een nieuwe werkomgeving vraagt om een flinke investering. Dus schuiven veel organisaties de plannen nog even door, want het huidige kantoor kan nog wel even mee, ook als eigenlijk iedereen voelt dat het toe is aan vernieuwing. Maar ook een kantoor dat blijft zoals het is, kost geld. Alleen staat dat bedrag zelden als aparte regel op de begroting.
Waarom niets doen voelt als besparen
Een verbouwing is goed zichtbaar. Er komt een offerte, er staat een totaalbedrag op en iemand moet tekenen. De kosten van niets doen werken anders. Die druppelen binnen, verspreid over huisvesting, werving en de dagelijkse gang van zaken.
Niemand krijgt er een factuur voor, dus niemand hoeft er een besluit over te nemen. Daardoor lijkt het alsof je een investering vergelijkt met nul euro, terwijl je huidige kantoor nooit nul euro kost.
Betalen voor meters die je niet gebruikt
De meest tastbare kosten zitten in de huur. Veel kantoren zijn ingericht op een tijd (pre covid) waarin vrijwel iedereen elke dag aanwezig was. Die tijd is voorbij. Colliers berekende dat in Nederland zo'n 2,9 miljoen vierkante meter kantoorruimte wel verhuurd is, maar niet wordt gebruikt. Dat is 6% van al het kantooroppervlak in Nederland. De gemiddelde bezetting ligt volgens de laatste complete cijfers op 38%, tegenover een piek van 51% in 2016.
Voor elke lege vierkante meter betaal je gewoon door aan huur, energie, schoonmaak en onderhoud. Daar komen bij een verouderd kantoor vaak nog de lapmiddelen bij. Hier nieuwe vloerbedekking, daar een extra scherm in de vergaderruimte. Op het eerste oog kleine uitgaven, die samen flink kunnen oplopen zonder dat het kantoor er echt beter van wordt.
Wat het kost als talent wegblijft
Een kantoor is ook een visitekaartje. Een sollicitant ziet tijdens een rondleiding in een paar minuten hoe een organisatie met haar mensen omgaat. Voelt de werkvloer gedateerd en leeg, dan vertelt dat een ander verhaal dan die vlotte vacaturetekst waar zij enthousiast van werden.
Natuurlijk vertrekt bijna niemand alleen vanwege het kantoor. Maar een werkomgeving die je elke dag een beetje tegenwerkt, kan wel het laatste zetje zijn om een ander aanbod serieus te nemen. Dat is kostbaar. Gallup schat dat het vervangen van een medewerker een half tot twee keer het jaarsalaris kost, door werving, inwerken en de kennis die met iemand de deur uitloopt.
De lat ligt in Nederland bovendien hoog. Uit onderzoek van JLL blijkt dat slechts 6% van de Nederlandse medewerkers de eigen werkplek volledig ideaal vindt, tegenover 20% wereldwijd.
Een leeg kantoor kost meer dan huur
Door hybride werken is naar kantoor gaan voor veel mensen een keuze geworden. Die reis moet dus de moeite waard zijn. Is het rumoerig, ontbreekt een rustige plek om geconcentreerd te werken of is er nooit een overlegruimte vrij, dan blijft iemand thuis. Dat werkt door. Wie op kantoor komt en nauwelijks collega's treft, heeft de volgende keer nog minder reden om te komen.
Volgens Colliers wordt een kantoor onder de 50% bezetting stil en draagt het niet langer bij aan samenwerking, verbinding en trots. Precies daar ontstaat de schade die je in geen enkele boekhouding terugziet. Nieuwe collega's leren minder omdat ze bij niemand kunnen meekijken, kennis blijft hangen binnen teams en de band met de organisatie wordt dunner. Ook klanten merken het als ze op bezoek komen in een kantoor waar weinig leven in zit.
Van kostenpost naar investering
Hoe ziet dat er bij jouw organisatie uit? Begin met een paar eenvoudige vragen. Hoeveel van je kantoor is op een gemiddelde dag echt in gebruik? Wat betaal je voor de meters die leeg blijven? Hoeveel mensen vertrokken er het afgelopen jaar? En komen collega's graag naar kantoor, of vooral omdat het moet?
Zet de antwoorden naast de investering en het gesprek verandert. Het hoeft dan ook niet meteen om een complete verbouwing te gaan. Soms levert minder ruimte met een slimmere indeling al veel op, ook met beperkt budget of een gefaseerde aanpak kun je grote stappen zetten.
De rekening komt hoe dan ook
Een nieuwe werkomgeving blijft een grote uitgave, daar valt niets op af te dingen. Maar stilstaan heeft ook een prijs. De vraag is dus niet of je betaalt, maar waarvoor.
Benieuwd wat een nieuwe werkomgeving voor jouw organisatie zou kosten? Met onze kostenwijzer krijg je snel een eerste indicatie, zodat je de investering kunt afzetten tegen wat je huidige kantoor je nu al kost.
Wil je weten wat een nieuw kantoor kost? Maak een berekening met onze gratis kostenwijzer
Wil je een concreet budget op basis van jullie situatie? Plan een vrijblijvend adviesgesprek
Veelgestelde vragen
-
Dat verschilt per organisatie, omdat de kosten verspreid zitten over huisvesting, verloop en werving. Je krijgt een eerste beeld door op te tellen wat je betaalt voor ongebruikte meters en wat vertrek en vervanging van medewerkers je het afgelopen jaar hebben gekost.
-
Begin met meten hoeveel mensen er op een gewone dag en op de drukste dag echt aanwezig zijn. Colliers noemt een bezetting van 50% tot 85% als optimaal en 22 tot 28 vierkante meter per aanwezige medewerker als richtlijn. Zit je daar ruim onder, dan betaal je waarschijnlijk voor meer ruimte dan je nodig hebt.
-
Zorg dat de reis de moeite waard is. Denk aan rustige plekken om geconcentreerd te werken, goede overlegruimtes en plekken om collega's te ontmoeten. Vraag medewerkers vooral zelf wat hen nu thuis houdt, want dat verschilt per organisatie.
-
Nee. Vaak kun je gefaseerd te werk gaan en beginnen bij wat de meeste last veroorzaakt, zoals de akoestiek of het aantal overlegruimtes. Ook kleiner gaan huren met een slimmere indeling kan een goede eerste stap zijn.
-
Ja, al vraagt een lager budget wel om keuzes. Daarom ontwikkelde Cerius Essentials: een complete werkomgeving voor een scherpe prijs, met minder ruimte voor maatwerk. Met de kostenwijzer zie je snel welke investering bij jouw situatie past.