Vergaderruimte inrichten in een nieuw kantoor: waar je op moet letten

Het ontwerp voor het nieuwe kantoor ligt op tafel. De werkplekken zijn ingedeeld, de zones staan erin, de pantry zit op een logische plek. En dan de vergaderruimtes: vier stuks, acht personen per ruimte, tafel in het midden, scherm aan de wand.

Dat is meestal het moment waarop niemand langer dan tien minuten stilstaat. Het lijkt de eenvoudigste beslissing van het hele project.

Toch zijn dit bij oplevering vaak de eerste ruimtes waar gemopper over komt. Het is er te warm. De mensen die op afstand meedoen verstaan de helft niet. En de ruimte voor acht personen zit de hele dag bezet met twee mensen erin.

Dat komt niet doordat er verkeerde stoelen zijn gekozen. Het komt doordat de belangrijkste keuzes over een vergaderruimte geen inrichtingskeuzes zijn, maar ontwerp- en installatietechnische keuzes. En die moet je vroeg maken.

Begin bij het aantal en de maten, niet bij de inrichting

De meest gemaakte fout in een nieuw kantoor: Een werkomgeving die uiteindelijk niet werkt zoals op voorhand bedacht.

En het gebruik van vergaderruimte is hier een onderdeel van. Eens per maand is er een overleg met twaalf mensen, dus je bouwt een ruimte waar twaalf mensen in passen. Doe dat een paar keer en je hebt vier ruimtes die allemaal voor acht tot twaalf personen zijn ontworpen.

De praktijk is dat de gemiddelde vergadering twee tot vier deelnemers heeft. Het gevolg laat zich voorspellen. Mensen houden een ruimte voor acht bezet voor een gesprek met z'n tweeën, en wie daarna iets nodig heeft, vindt niets vrij. De ruimtes zijn niet te klein, ze zijn te groot.

Wat je in plaats daarvan doet, kost een paar weken en levert veel op. Doe onderzoek door te tellen in de agenda’s. Hoeveel overleggen zijn er per dag, met hoeveel mensen en hoe lang duren ze? Die verdeling bepaalt hoeveel ruimtes van welke maat je nodig hebt. Vrijwel altijd komt daar hetzelfde uit: meer kleine ruimtes voor twee tot vier personen, en één grote in plaats van drie.

Hoeveel vierkante meter per persoon?

Voor de maatvoering biedt NEN 1824 een richtlijn. Voor een vergaderruimte wordt gerekend met ongeveer 2 m² per persoon. Voor kleinere overlegruimtes tot zes personen met ongeveer 1,5 m² per persoon.

Let op één ding, want hier gaat veel online informatie mis. Je komt regelmatig het getal 5 m² per persoon tegen. Dat komt uit NEN-spec 2, de aanvulling die NEN in mei 2020 schreef om anderhalve meter afstand mogelijk te maken. Die aanvulling is geschreven voor de coronaperiode en is voor een nieuw ontwerp niet meer het uitgangspunt. Reken je daarmee, dan bouw je ruimtes die twee keer zo groot zijn als nodig.

Belangrijker nog. 2 m² is een minimum, geen streefwaarde. In een ruimte die is bedoeld voor hybride overleg heb je meer nodig, omdat je afstand tot het scherm wilt houden en ruimte achter de stoelen nodig hebt om iemand langs te laten.

Ontwerp voor hybride overleg, niet voor de tafel

De meeste vergaderruimtes zijn ontworpen voor een vergadering die niet meer bestaat. Acht mensen om één tafel, allemaal fysiek aanwezig. In de praktijk zitten er nu drie in de ruimte en vijf op een scherm.

Hybride vergaderen betekent dat een deel van de deelnemers fysiek in de ruimte aanwezig is en een deel op afstand meedoet. Het klinkt als een technische kwestie, maar het is vooral een ruimtelijke. Vier ontwerpkeuzes volgen er direct uit.

De tafelvorm

Een lange rechthoekige tafel werkt slecht voor hybride overleg. Wie aan de uiteinden zit, is voor de camera nauwelijks te zien en zit ver van het scherm. Een ovale of trapeziumvormige tafel richt de gezichten naar het scherm en de camera toe, waardoor iedereen in beeld komt.

De daglichtrichting

Zit de groep met het raam in de rug? Dan ziet iedereen op afstand alleen silhouetten. Dit is geen probleem dat je met een gordijn oplost, het is een oriëntatiekeuze in de plattegrond. Daarmee is het een van de keuzes die het vroegst op tafel moet liggen.

De positie van scherm en camera

De camera hoort op ooghoogte te zitten en zo dicht mogelijk bij het scherm. Anders kijken de mensen in de ruimte naar het scherm en dus langs de camera heen. Een scherm dat in een hoek hangt omdat daar nog plek was, verpest de zichtlijnen voor de helft van de deelnemers.

Verlichting op gezichten

Standaard kantoorverlichting schijnt naar beneden, op de tafel. Voor beeldbellen heb je licht van voren nodig, op de mensen. Dat is zowel een keuze in het type armatuur als in de positie ervan, en het hoort dus in het lichtplan.

Deze vier hangen samen. Je kunt niet eerst de tafel kiezen en daarna bedenken waar de camera komt, want de tafelvorm bepaalt waar mensen zitten en dus wat de camera moet zien.

Akoestiek werkt hier twee kanten op

Bij een vergaderruimte spelen twee verschillende akoestische vraagstukken en ze vragen om andere oplossingen.

Geluid dat naar buiten gaat

Dit is de vertrouwelijkheidskant. Een scheidingswand die alleen tot het verlaagde plafond loopt, laat geluid daar overheen naar de gang of de ruimte ernaast. Wil je echt afsluiten, dan moet de wand doorlopen tot de bouwkundige vloer erboven en heeft de deur kierdichting nodig. Dat is een bouwkundige beslissing die je in het ontwerp neemt, niet iets wat je later eenvoudig toevoegt.

Geluid dat binnen blijft

Dit is de nagalmkant die vaker wordt vergeten. Een ruimte met veel glas, een gladde tafel en een harde vloer galmt. Het bijzondere is dat de mensen in de ruimte dat nauwelijks merken, terwijl de mensen op afstand er de helft niet van verstaan. Absorptie in plafond, wand en vloer lost dit op.

Glazen wanden verdienen aparte aandacht, want ze zijn populair en akoestisch lastig. Ze geven openheid en laten zien of een ruimte bezet is, maar ze reflecteren geluid volledig. Dat is te compenseren, maar alleen als je het meeneemt in het ontwerp. Meer hierover lees je in onze blog over akoestiek op kantoor.

De installaties bepalen meer dan je denkt

Hier zit het grootste verschil tussen een vergaderruimte die werkt en een die na een half jaar wordt gemeden.

Ventilatie

Een afgesloten ruimte met acht mensen loopt binnen een uur op in CO2. Het effect is concentratieverlies en hoofdpijn. Vergaderruimtes hebben daarom een eigen luchttoevoer nodig en bij voorkeur regeling op bezetting. In veel bestaande gebouwen zit een hele verdieping op één ventilatiegroep en dit is een installatietechnische ingreep die je niet achteraf even regelt.

Bekabeling en stroom 

Aansluitingen in of direct onder het tafelblad, in plaats van kabels over de vloer naar de wand. Dat betekent een vloerdoos of kabelgoot op de juiste plek. En die plek ligt vast zodra de vloer dicht is.

Verlichting 

Dimbaar en in zones. Presenteren op een scherm vraagt ander licht dan met elkaar om een tafel zitten.

Zichtbaarheid van bezetting

Een sensor of een klein display bij de deur dat laat zien of de ruimte vrij is. Een kleine ingreep die veel geloop en gedoe voorkomt.

Deze beslissingen hebben gemeen dat zij allemaal vóór de afbouw genomen moeten worden. Een tafel kun je over drie jaar vervangen. Een vloerdoos, een luchtkanaal of een wand die doorloopt tot de bovenliggende vloer niet, althans niet zonder opnieuw open te breken.

Wat je nu vastlegt en wat later kan

Het praktische onderscheid, geordend naar moment in het traject.

Vroeg vastleggen, in de ontwerpfase:

• Aantal ruimtes en de maatvoering per ruimte

• Positie in de plattegrond, inclusief daglichtrichting

• Wandopbouw en akoestische scheiding

• Ventilatie en klimaatregeling

• Bekabeling, vloerdozen en het lichtplan

Later te kiezen, in de inrichtingsfase:

• Meubilair en tafelvorm binnen de gekozen maat

• Schermen en overige AV-apparatuur

• Afwerking, kleur en materialen

• Boekingssysteem

De eerste lijst kost geld als je hem verkeerd doet. En deze valt precies samen met de fase waarin de meeste organisaties nog denken dat de vergaderruimtes later wel komen. De tweede lijst kost hooguit tijd.

Daarom kijken wij bij ontwerp en realisatie vanaf het begin naar de bouwkundige en installatietechnische kant. En daarom is fasering geen bijzaak, welke ingreep wanneer gebeurt, bepaalt of iets nog eenvoudig kan of dat er opnieuw opengebroken moet worden.

Denk ook aan de ruimtes die geen vergaderruimte zijn

Een deel van de druk op vergaderruimtes komt ergens anders vandaan. Er is geen alternatief voor een gesprek van tien minuten. Wie even wil bellen zonder de hele afdeling mee te laten luisteren, boekt de eerste ruimte die vrij is.

Belcabines, kleine focusruimtes en een paar informele zithoeken halen die druk weg. Ze zijn goedkoper dan een extra vergaderruimte en ze worden intensiever gebruikt. Hoe dat samenhangt met de indeling van de rest van de werkvloer, beschrijven we in onze blog over de open werkvloer.

Eén praktisch punt dat regelmatig misgaat: ook een belcabine heeft ventilatie nodig. Een goed geluidsisolerende cabine zonder luchttoevoer is na een kwartier onbruikbaar.

Begin bij wat er echt gebeurt

Het aantal en het type vergaderruimtes volgt niet uit hoeveel mensen er in dienst zijn, maar uit hoe er daadwerkelijk overlegd wordt. Hoeveel gesprekken, met hoeveel mensen, hoe lang en hoeveel daarvan hybride.

Dat is precies wat een werkplekconcept vastlegt en waarom dat vóór het ontwerp komt in plaats van erna. Vanuit dat concept verzorgen wij het volledige traject tot oplevering, met één partij die verantwoordelijk is voor zowel de bouwkundige als de installatietechnische kant.

Zit je nu in die fase? Dan zijn dit de logische volgende stappen:

• Wil je eerst een beeld van de investering? Gebruik onze kostenwijzer.

• Wil je sparren over de indeling van jullie nieuwe kantoor? Plan een vrijblijvend adviesgesprek. We komen langs, kijken mee op de plattegrond en denken graag mee.

Veelgestelde vragen

• Hoeveel m² heb je nodig voor een vergaderruimte?

  NEN 1824 hanteert als richtlijn ongeveer 2 m² per persoon voor een vergaderruimte en ongeveer 1,5 m² per persoon voor een overlegruimte tot zes personen. Let op dat de vaak geciteerde 5 m² per persoon uit NEN-spec 2 komt, de coronabijlage uit mei 2020, en voor een nieuw ontwerp niet meer het uitgangspunt is. De norm is bovendien een richtlijn en geen wettelijke eis.

• Wat is hybride vergaderen?

  Hybride vergaderen is een overleg waarbij een deel van de deelnemers fysiek in de ruimte zit en een deel op afstand meedoet via video. Het vraagt andere ontwerpkeuzes dan een gewone vergadering: tafelvorm, positie van camera en scherm, daglichtrichting en verlichting op gezichten bepalen of de mensen op afstand echt kunnen meedoen.

• Hoe verbeter je de akoestiek in een vergaderruimte?

  Begin bij de wandopbouw: laat scheidingswanden doorlopen tot de bouwkundige vloer erboven en zorg voor kierdichting bij de deur, zodat geluid niet naar buiten gaat. Voeg daarnaast absorptie toe in plafond, wand en vloer om nagalm binnen de ruimte te dempen. Dat laatste merken vooral de deelnemers op afstand.

• Hoeveel vergaderruimtes heb je nodig?

  Daar bestaat geen vast getal voor. Ga uit van werkelijke overlegdata: hoeveel overleggen per dag, met hoeveel deelnemers en hoe lang. In de praktijk hebben de meeste organisaties te veel grote ruimtes en te weinig kleine, omdat er is gedimensioneerd op het incidentele grote overleg in plaats van op het dagelijkse gesprek met twee of drie mensen.