Kantoor verbouwen of verhuizen? Zo maak je de juiste keuze

Vroeg of laat komt er een moment waarop je kantoor gewoon niet meer werkt. Misschien is de indeling verouderd. Misschien zijn er teams bijgekomen of is de manier van werken veranderd. Medewerkers klagen over te veel lawaai of werken liever vanuit huis.

Dan begint na verloop van tijd de vraag te knagen: verbouwen we onze huidige werkomgeving? Of gaan we op zoek naar een nieuw kantoor?

Het is een dilemma dat wij van veel opdrachtgevers horen. En heel eerlijk, er is geen eenduidig antwoord. Maar door de jaren heen hebben we wel enige ervaring opgebouwd die jou kunnen helpen om tot de juiste keuze te komen.

Begin bij de oorzaak, niet bij de oplossing

‘Niet lullen maar poetsen’, dat is een houding die veel ondernemers hebben. En dit is goed. Zodra iets niet meer werkt, ga je op zoek naar oplossing. Maar in het geval van een werkomgeving is het ook goed om te kijken naar de oorzaak van het probleem.

Is de ruimte te klein of te groot? Sluit de indeling niet meer aan op hoe teams nu samenwerken? Wat zijn de wensen van teams en mensen? Mist het kantoor de sfeer die past bij wie jullie als organisatie zijn? Of is het pand zelf (de staat, de ligging, het huurcontract) de eigenlijke belemmering? Pas als je dat weet, kun je eerlijk vergelijken.

Wanneer een kantoor verbouwen de betere keuze is

Een kantoorrenovatie is het overwegen waard als de kantoorruimte zelf goed is, maar de inrichting niet meer past. En dat is iets wat vaak voorkomt bij organisaties die te maken hebben met veranderingen. Denk aan veranderende werkwijzen, teams die groter of kleiner worden, maar ondertussen nog dezelfde faciliteiten hebben als tien jaar geleden.

In deze situaties levert een kantoorverbouwing waarschijnlijk veel op. Door een werkplekconcept op te stellen die aansluit op de gebruikers kun je in dezelfde ruimte een plek maken die jullie organisatie versterkt. In zo’n concept beschrijf je de ruimtelijke indeling, beschrijf je werkzones. Zoals meer stilteruimtes of juist meer ontmoetingsplekken. Maar ook de uitstraling en organisatiecultuur laat je in een werkplekconcept terugkomen.

Het grote voordeel van het behouden van jullie huidige kantoor is dat medewerkers hoeven niet hoeven te wennen aan een nieuwe locatie, klanten weten jullie nog te vinden en de verstoring blijft beheersbaar. Met een goede planning kunnen de meeste kantoorrenovaties zelfs plaatsvinden terwijl jullie gewoon doorwerken.

Wanneer verhuizen meer voor de hand ligt

Soms is een kantoorruimte simpelweg te klein geworden. Of de locatie past niet meer bij waar de organisatie naartoe wil. Qua bereikbaarheid, representativiteit of uitstraling naar buiten. In dat geval biedt verbouwen geen echte oplossing.

Verhuizen is ook logischer als het huurcontract toch afloopt, als de technische staat van het pand een grondige aanpak vraagt die de kosten niet rechtvaardigt, of als een nieuwe locatie strategisch beter past bij de groeiplannen van de organisatie.

De kosten: een eerlijk plaatje

Een veelgehoord argument voor verhuizen is dat een verbouwing "toch om een grote investering vraagt". Dat klopt, maar het is goed om beide opties goed door te rekenen.

Bij verhuizen komen er kosten bij die je niet altijd vooraf overziet: makelaarskosten, dubbele huurperiodes, het inrichten van een volledig nieuw pand en de indirecte kosten van de verstoring voor medewerkers.

Een kantoorverbouwing of kantoorrenovatie kost ook geld, maar wel minder dan bij een verhuizing. Dit vraagt vooral om tijd. Je wilt tenslotte achterhalen wat er moet worden verbeterd. Ook wordt van medewerkers enige flexibiliteit verwacht, omdat zij tijdelijk thuis moeten werken vanwege werkzaamheden op kantoor.

Of je nu gaat verhuizen of renoveren, bij Cerius kunnen wij je in beide gevallen helpen. Sowieso helpen wij je altijd graag met vrijblijvend advies. Wanneer we gaan samenwerken, kun je een heldere en transparante samenwerking verwacht. Zo heb je altijd grip op planning en kosten.

Betrek je medewerkers

Beslissingen over veranderingen aan de werkomgeving worden vaak genomen door een klein team aan de top, terwijl de mensen die er elke dag werken pas later aanschuiven. Dat is jammer, niet alleen omdat zij het beste weten wat er niet werkt, maar ook omdat hun betrokkenheid het draagvlak voor de uiteindelijke keuze vergroot.

Wij beginnen elk traject dan ook met een luisterronde. Niet om meteen oplossingen aan te dragen, maar om te begrijpen wat er speelt. Wat missen mensen? Wat werkt juist wel goed? Dat geeft een volledig beeld.

Geen grote beslissing, maar een bewuste

Verbouwen of verhuizen, het is absoluut geen keuze die je over één nacht ijs maakt. Maar we moeten het ook niet lastiger maken dan nodig. Met de juiste vragen, een eerlijk overzicht van de kosten en een goed gesprek, wordt de richting vaak snel duidelijk.