Kantoorinrichting als strategisch middel voor het versterken van bedrijfscultuur
Wie elke dag met plezier naar kantoor komt weet het als geen ander. Een werkomgeving is veel meer dan een verzameling aan praktische zaken als bureau’s en een vergaderruimten. Het is een plek waar je contact hebt met collega’s, samen lacht en creatief bent. Maar ook waar je je kan afzonderen om echt even wat af te maken. Met andere woorden; Een goed ingericht kantoor is een plek dat alles biedt zodat je met een voldaan gevoel aan het eind van de dag weer naar huis keert.
Een kantoor is voor organisaties een handig (en misschien zelfs wel een onmisbaar) middel waarmee de bedrijfscultuur, merkwaarden en ambities voelbaar worden gemaakt. Met hybride werken, ‘the war on talent’ en welzijn is het steeds belangrijker om een aantrekkelijke werkgever te zijn. Het fysieke kantoor en de inrichting speelt hier een grote rol in. Het is bij uitstek de plek waar verbinding ontstaat tussen mensen onderling en met het merk. Maar vooral ook de broedplek is waar een gezamenlijke cultuur ontstaat.
Waarom is kantoorinrichting belangrijk is voor bedrijfscultuur?
Het is een groot topic voor iedereen die de werkomgeving vanuit een strategisch perspectief benadert: ‘Hoe krijg ik mijn werknemers naar kantoor?’. Dat hybride werken tegenwoordig de standaard is, is opzichzelf geen probleem. Maar het moet niet ten koste gaan van de productiviteit, samenwerking en de motivatie van mensen.
Onderzoek toont aan dat een kantoorinrichting op maat directe invloed heeft op werkgeluk, creativiteit en productiviteit. Wanneer een organisatie zijn kantoor afstemt op hun cultuur en strategie, zien zij hogere medewerkerstevredenheid, sterkere samenwerking en meer innovatie. Een kantoor inrichten die aansluit op de gebruikers werkt als een stille regisseur die medewerkers uitnodigt, ondersteunt en richting geeft.
Wanneer inrichting en cultuur niet op elkaar aansluiten, ontstaat er frictie. Medewerkers voelen zich niet verbonden, gebruiken ruimtes niet zoals bedoeld of blijven zelfs weg van kantoor. Dit leidt tot inefficiëntie, frustratie en uiteindelijk tot een hogere uitstroom van talent.
Waarom een kantoorinrichting bedrijfscultuur versterkt?
Wanneer de inrichting van het kantoor nog niet aansluit bij de gewenste cultuur, biedt dit juist een kans om bewust te sturen op verandering. De werkomgeving fungeert in dit geval als middel om gedrag en de manier van werken te beïnvloeden en te versterken.
Mocht je van plan zijn om veranderingen aan jullie kantoorinterieur door te voeren. Dan is het een goed plan om deze direct te koppelen aan de strategische doelen van de organisatie. Een werkomgeving die aansluit op zijn gebruikers leidt tot een hoger gebruik. Meer mensen op kantoor leidt vervolgens weer tot meer samenwerking, meer creativiteit en meer onderling begrip. Een sterkere bedrijfscultuur dus.
Volgens data van Leesman, een wereldwijd onderzoeksbureau op het gebied van werkomgevingen, geeft 43% van medewerkers aan dat hun werkomgeving hen niet ondersteunt in hun werkzaamheden. Zoals gezegd werkt dit op lange termijn averechts. De kosten hiervan zijn aanzienlijk, vooral in markten waar talent schaars is en het aantrekken en behouden van medewerkers centraal staat in de bedrijfsstrategie.
Organisaties die hun inrichting strategisch benaderen, leveren daarentegen een directe bijdrage aan hun positionering als aantrekkelijke werkgever die inspeelt op het creëren van een fijne werkervaring. Zo wordt het kantoor als kostenpost juist een duurzame investering voor de toekomst.
Hoe bepaal je de juiste kantoorinrichting voor jouw organisatie?
Het kiezen van een passende kantoorinrichting begint niet bij project meubelen of kleuren, maar bij het scherp krijgen van de organisatiedoelen. Wat wil de organisatie bereiken? Welke manier van werken ondersteunt deze ambities? Welke gedrag wil men stimuleren?
Belangrijke vragen die bedrijven zichzelf kunnen stellen zijn onder andere:
Wat zijn de kernwaarden van de organisatie en hoe worden deze nu voelbaar in de werkomgeving?
Hoe werken mensen, teams en afdelingen samen? Wat zijn wensen of (verborgen) frustraties?
Wat hebben mensen nodig om van het kantoor de favoriete werkplek te maken?
Naast het scherp krijgen van de strategische doelen is het actief betrekken van medewerkers onmisbaar. Zij kennen als geen ander de dagelijkse realiteit binnen de organisatie. Door hun behoeften en ervaringen mee te nemen ontstaat niet alleen een beter ontwerp, maar ook meer draagvlak voor de uiteindelijke keuzes.
Hoe meet je of jullie kantoorinrichting jullie bedrijfscultuur versterkt?
De impact van kantoorinrichting op cultuur en prestaties is meetbaar, mits er gerichte aandacht is voor monitoring en evaluatie. Organisaties kunnen gebruik maken van medewerkers tevredenheidsonderzoek, specifiek gericht op de beleving van de werkomgeving. Daarnaast bieden data over het gebruik van ruimtes, zoals bezettingsgraad en verblijfsduur, inzicht in hoe medewerkers de inrichting gebruiken. Maar ook een verandering in het ziekteverzuim is een indicator dat de nieuwe werkomgeving werkt.
Het is belangrijk om niet alleen te kijken naar harde cijfers, maar ook kwalitatieve feedback te verzamelen. Regelmatige gesprekken, observaties en pilots helpen om te toetsen of het kantoor het gewenste gedrag ondersteunt. Bedrijven die deze inzichten combineren, zijn beter in staat hun kantooromgeving continu af te stemmen op de ontwikkeling van hun cultuur en strategie. Zo blijft je werkomgeving toekomstbestendig en loop je niet achter de feiten aan.
Het ontwerpen en realiseren van een kantoor verdient zichzelf terug door een hogere betrokkenheid, verbeterde samenwerking en minder ziekteverzuim. Allemaal factoren die uiteindelijk te onderbouwen zijn met keiharde cijfers.
1% minder ziekteverzuim in een organisatie met 100 mensen leidt tot een besparing van €40.000,-.
Organisaties die investeren in een inrichting die hun cultuur versterkt, bouwen aan een veerkrachtig merk dat aantrekkelijk is voor medewerkers en klanten.
Voorkom deze valkuilen
Veel organisaties stappen te snel in het ontwerpproces zonder eerst stil te staan bij hun strategische doelen en cultuur. Hierdoor ontstaan inrichtingen die misschien visueel aantrekkelijk zijn, maar niet aansluiten bij de manier van werken of de behoeften van medewerkers. Hier hebben we 5 strategieën beschreven hoe je medewerkers naar kantoor krijgt.
Een andere valkuil is het onvoldoende betrekken van medewerkers. Dit leidt tot weerstand of onbenut gebruik van nieuwe ruimtes. Daarnaast wordt flexibiliteit in het ontwerp nog altijd over het hoofd gezien. Organisaties realiseren zich pas bij veranderingen in teamsamenstelling, werkvormen of technologieën dat hun inrichting niet makkelijk meebeweegt met deze behoeften.
Tot slot wordt er te weinig gemeten en geëvalueerd. Organisaties laten kansen liggen om te leren van het gebruik van hun ruimtes en missen daarmee de mogelijkheid om hun inrichting verder te optimaliseren.
Kortom, een kantoorpand inrichten is een onderwerp voor tijdens het managementoverleg
Kantoorinrichting verdient een plek aan de bestuurstafel. Het gaat niet langer om het invullen van ruimtes, maar om het bouwen van een sterk en succesvol merk. Het kantoor moet een plek zijn die bijdraagt aan het welzijn van medewerkers. Want als jouw mensen floreren, geldt dat ook voor het bedrijf. Door inrichting bewust te benaderen als een verlengstuk van de cultuur, ontstaat er een werkomgeving die medewerkers verbindt, ondersteunt en uitdaagt. Bedrijven die deze stap zetten, investeren niet alleen in vierkante meters, maar in het hart van hun organisatie.
Bij Cerius weten we dat kantoorinrichting niet draait om meubels, maar om mensen. We helpen organisaties om hun bedrijfscultuur tastbaar te maken door kantoren te creëren die aansluiten bij hoe mensen écht willen werken. Wij helpen je graag vrijblijven met het vertalen van jullie ambities naar een eerst werkplekconcept. Zo ontstaat een werkomgeving die niet alleen functioneert, maar verbindt. Want als mensen zich goed voelen op hun werkplek, ontstaat er ruimte voor groei, samenwerking en langdurig succes.